Цифровой офис сопровождения поставок металлолома
Заказчик: ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат»
Условия и процессы до RPA:
— Годовой объем поставки лома составлял около 3 миллионов тонн на сумму примерно 80 миллиардов рублей — это 150 грузовых вагонов в сутки.
— Участники бизнес-процесса — девять подразделений Группы ММК: логисты, коммерческая группа, финансисты, управление производством, юристы, бухгалтеры, программисты, экономисты, ответственные по договорам.
— 32 сотрудника обрабатывали около 30 тысяч документов в месяц.
— В процессе использовался большой объем бумажных документов, которые проходили сложную схему визирования и согласования.
— Отсутствовало централизованное хранение подтверждающих документов.
RPA-решение:
— 36 роботов RPA разработаны и внедрены.
— Запущен цифровой офис, работающий полностью в автономном режиме, участие живых сотрудников необходимо только для нестандартных решений.
— Программные роботы проверяют отправку вагонов через систему РЖД, рассчитывают стоимость груза, определяют нормативный срок вагонов в пути, подготавливают и отправляют в банк документы для предоплаты и постоплаты, осуществляют расчет стоимости прибывших вагонов, проверяют взаиморасчеты с поставщиками, формируют бухгалтерские проводки, отправляют документы поставщикам и т. п.
— Контроль поставок осуществляется в реальном времени. Из процесса полностью исключены бумажные носители информации, создано централизованное хранилище данных о транзакциях, формируется цифровой след всех операций и др.
Робот для муниципального управления образования
Заказчик: Управление образования администрации города Магнитогорска
Условия и процессы до RPA:
— Управление образования администрации города Магнитогорска насчитывает более 200 подведомственных образовательных учреждений: методические центры, детские сады, школы с группами дошкольного образования, школы, школы-интернаты и организации дополнительного образования. Каждое образовательное учреждение имеет свой перечень муниципальных услуг, которые субсидируются из областного и местного бюджетов.
— До автоматизации процесс выполнялся с использованием офисного ПО, но был полностью ручным:
- сотрудники вручную обрабатывали огромный объем однотипных, часто повторяемых операций;
- ежемесячно требовалось совершать свыше 85 тысяч операций для сверки данных и расчета затрат/субсидий;
- трудоемкий процесс отнимал значительное время квалифицированного сотрудника;
- присутствовал высокий риск человеческих ошибок в критически важных финансовых расчетах;
- неэффективно использовались ресурсы — сотрудники печатали большие объемы документов для удобства ручной сверки.
RPA-решение:
— Разработан программный робот, который автоматически выполняет все операции по сверке данных и расчету субсидий для каждого учреждения.
— Робот полностью взял на обязанности сотрудника по сверке и расчетам нормативных затрат и субсидий, исключил возникающие ошибки, сформировал цифровой след всех произведенных операций.
— Сокращены затраты на печать отчетов.
Роботы для управления энергоресурсами комбината
Заказчик: Управление главного энергетика Магнитогорского металлургического комбината.
В составе подразделения — 11 цехов, 2282 сотрудника. Обеспечивает более 65% электроэнергии комбината и 60% тепла для города Магнитогорска (в зимний период).
Условия и процессы до RPA:
— Ручной ввод /сверка больших объемов данных.
— Подготовка суточных рапортов занимала шесть часов, проверка заявок на закуп оборудования — семь дней.
— Высокий риск ошибок в расчетах и отчетах.
— Трудозатраты на рутину отвлекали от анализа и управления.
— Небыстрая реакция на изменения в производстве.
RPA-решение:
— 17 процессов роботизировано.
— Шесть FTE высвобождено. Full-Time Equivalent, эквивалент полной занятости, означает, что программные роботы ежегодно выполняют объем работы, для которого ранее требовались усилия примерно шести сотрудников, работающих полный рабочий день (восемь часов в день, пять дней в неделю).
— Прямой экономический эффект от роботизации 17 процессов — около 22,4 миллиона рублей в год.
— Суточный рапорт выполняется роботом в ночное время и готов к началу рабочей смены; проверка заявок на закуп оборудования занимает один день.
— Быстрое выявление проблем и точное планирование технического обслуживания и ремонта, как следствие — профилактика аварийных остановок.
— Точный учет и прогнозирование материально-технических ресурсов.
— Автоматическое формирование ежедневных отчетов.
— Учет и прогнозирование электроэнергии.
Юлия Сударева